Le RGPD vous impose de recueillir le consentement de vos patients pour traiter leurs donnees personnelles. Mais dans quels cas exactement ? Et comment s'y prendre concretement ? Voici ce que tout therapeute doit savoir pour etre en conformite.
Le consentement dans le cadre du RGPD
Ce que dit le reglement
Le RGPD (Reglement General sur la Protection des Donnees) definit le consentement comme une manifestation de volonte libre, specifique, eclairee et univoque. Autrement dit, votre patient doit :
- Etre informe de ce que vous faites avec ses donnees
- Accepter expressement le traitement (pas de case pre-cochee)
- Pouvoir retirer son consentement a tout moment
- Ne pas subir de consequence negative s'il refuse
Consentement et donnees de sante
Les donnees de sante sont des donnees sensibles au sens du RGPD (article 9). Leur traitement est en principe interdit, sauf exceptions. Pour les therapeutes, deux bases legales coexistent :
- L'execution du contrat de soin (article 6.1.b) : vous avez besoin des coordonnees du patient pour le facturer et le contacter
- L'interet vital ou la prise en charge sanitaire (article 9.2.h) : vous traitez des donnees de sante dans le cadre de votre mission de soin
Quand le consentement est-il obligatoire ?
Cas ou le consentement est necessaire
- Envoi d'emails commerciaux : newsletter, promotions, informations non liees au soin
- Transmission a des tiers : partage de donnees avec d'autres praticiens (hors parcours de soins coordonnes)
- Utilisation a des fins de recherche : etudes, statistiques non anonymisees
- Prospection : recontacter un ancien patient pour proposer un nouveau service
Cas ou le consentement n'est pas necessaire
- Facturation : la base legale est l'execution du contrat
- Gestion du dossier de soins : la base legale est la prise en charge sanitaire
- Relance de factures impayees : la base legale est l'interet legitime (obligation contractuelle)
- Obligations legales : conservation des factures pendant 10 ans
Comment recueillir le consentement
Le formulaire de consentement
Un formulaire efficace doit etre :
- Clair et comprehensible : pas de jargon juridique
- Specifique : un consentement par finalite (ne pas tout regrouper)
- Date et signe (ou equivalent numerique)
- Conserve comme preuve de conformite
Les mentions a inclure
Votre formulaire doit informer le patient sur :
1. Votre identite : nom, adresse, qualite de "responsable de traitement"2. Les donnees collectees : nom, prenom, email, telephone, informations de sante3. La finalite : pourquoi vous collectez ces donnees (soin, facturation, etc.)4. La base legale : consentement, execution du contrat, obligation legale5. Les destinataires : qui a acces aux donnees (vous, votre logiciel, votre comptable)6. La duree de conservation : combien de temps les donnees sont gardees7. Les droits du patient : acces, rectification, effacement, portabilite8. Le droit de retrait : comment retirer son consentement
Les droits des patients
Le droit d'acces
Tout patient peut vous demander de lui fournir une copie de toutes les donnees que vous detenez sur lui. Vous avez un mois pour repondre.
Le droit de rectification
Le patient peut demander la correction d'informations inexactes (erreur de nom, changement d'adresse, etc.).
Le droit a l'effacement
Le patient peut demander la suppression de ses donnees. Attention : vous pouvez refuser si une obligation legale vous impose de les conserver (factures = 10 ans).
Le droit a la portabilite
Le patient peut demander de recevoir ses donnees dans un format exploitable (CSV, PDF) pour les transmettre a un autre praticien.
Le droit d'opposition
Le patient peut s'opposer au traitement de ses donnees pour certaines finalites (prospection notamment).
Les bonnes pratiques au cabinet
A l'accueil du nouveau patient
Lors de la premiere consultation, informez le patient :
1. Expliquez oralement comment vous gerez ses donnees2. Remettez une notice d'information (format papier ou email)3. Recueillez le consentement si necessaire (envoi de newsletters, partage de donnees)4. Documentez la date et la nature du consentement
Dans votre logiciel de facturation
Assurez-vous que votre logiciel :
- Chiffre les donnees sensibles des patients (nom, email, telephone)
- Permet l'export des donnees d'un patient (droit a la portabilite)
- Permet la suppression des donnees (droit a l'effacement)
- Dispose d'un contrat de sous-traitance RGPD (article 28)
La documentation obligatoire
Tenez a jour un registre des traitements qui liste :
- Les categories de donnees traitees
- Les finalites de chaque traitement
- Les bases legales utilisees
- Les mesures de securite mises en place
- Les durees de conservation
Les erreurs courantes a eviter
- Confondre information et consentement : informer est toujours obligatoire, le consentement ne l'est que dans certains cas
- Utiliser des cases pre-cochees : le consentement doit etre un acte positif
- Ne pas documenter : en cas de controle CNIL, c'est a vous de prouver le consentement
- Oublier le droit de retrait : le patient doit pouvoir retirer son consentement aussi facilement qu'il l'a donne
- Ne pas mettre a jour son registre des traitements
Comment Nomisora vous aide
Nomisora integre les exigences RGPD nativement :
- Chiffrement AES-256 de toutes les donnees patients
- Droit a l'effacement : suppression des donnees patient en quelques clics
- Export des donnees : portabilite garantie
- Hebergement en France : donnees souveraines et protegees
- Authentification 2FA : acces securise a votre cabinet numerique
Mettez-vous en conformite RGPD
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